Regolamento del Com.It.Es. di Berna Friburgo e Neuchâtel approvato nella riunione del 31.01.2022 come da art.2 comma 6 Legge 23 ottobre 2003, n. 286 pubblicata nella GU n. 250 del 27 ottobre 2003 e da suo decreto attuativo del 29 Dicembre 2003, n. 395

Art.1 – Costituzione, ruoli e definizioni dei compiti

1. I membri eletti del Comitato degli italiani all’estero (Com.It.Es) per la circoscrizione consolare di Berna, Neuchatel e Friburgo si dotano di questo regolamento per definire in modo dettagliato a livello operativo ruoli e compiti all’interno del Comitato stesso.
2. Il Comitato è un organo di rappresentanza degli italiani all’estero nei rapporti con le rappresentanze diplomatico-consolari dei Cantoni di Berna Friburgo e Neuchâtel.
3. Il Comitato è apartitico e persegue i suoi scopi mantenendo la propria autonomia.
4. Il Comitato è così composto:
   1. Il Presidente del Comitato deve presentare il Bilancio Consuntivo, controfirmato nella scheda sintetica dal Collegio dei Revisori dei conti e accompagnato dal verbale di approvazione del Comitato, dal verbale dei Revisori dei Conti, firmato dagli stessi, all’Autorità Consolare locale.
   1. Le Assemblee dell’Esecutivo possono essere convocate almeno cinque volte all ́anno con posta semplice o elettronica dal Presidente almeno otto giorni prima della riunione, ed in casi urgenti anche verbalmente se necessario.
   2. Il Presidente fa parte dell’esecutivo e lo presiede. Compito dell’Esecutivo è quello di affiancare il Presidente nello:
   1. Stabilire l’ordine del giorno delle riunioni del Comitato.
   2. Elaborare i bilanci da sottoporre al Comitato.
   3. Esaminare i problemi relativi all’attività del Comitato, ed elaborarne le soluzioni.
   4. Proporre le Commissioni di lavoro.
   5. Prendere sotto la propria responsabilità le delibere che, altrimenti, spetterebbero al Comitato, quando la necessità e l’urgenza siano tali da non permetterne la convocazione. Di queste delibere viene fatta relazione al Comitato nella sua riunione successiva, per ottenerne la ratifica.
   1. La vicepresidenza si alterna, con cadenza annuale (1 Gennaio al 31 Dicembre), tra i membri eletti all’esecutivo.
   1. Tutte le riunioni sono verbalizzate dal Segretario. In caso di assenza programmata sara’ sua cura designare un suo sostituto in seno al Comitato, se assente ingiustificato verra’ nominato un segretario all’inizio della riunione tra i presenti.
   2. Il segretario/a provvede alla conservazione degli atti delle riunioni del Comitato e di quelle dell’Esecutivo ed alla stesura dei verbali che firmati dal presidente e da lui medesimo controfirmati vengono trasmessi all’Ufficio consolare (Art. 30 comma 2 del regolamento di attuazione 395).
   3. Ogni verbale dovrà riportare la data, l’ora d’inizio e di chiusura della riunione, eventuali varianti nelle presenze, il numero ed il nome dei presenti, quello degli assenti giustificati ed ingiustificati, il luogo della riunione, l’ordine del giorno e le sue eventuali modifiche. 
   4. I membri del Comitato che desiderano riportare a verbale i loro interventi in forma letterale dovranno presentarli in forma scritta al Segretario. 
   5. I membri del Comitato possono formulare rilievi per iscritto da presentare al Presidente in apertura della successiva riunione. I rilievi scritti vengono trattati in apertura di seduta. 
   6. I verbali una volta approvati devono essere accessibili sul sito internet del Comitato.
   1. Viene eletto all’interno del Comitato. 
   2. Provvede a tutte le operazioni contabili ­amministrative.
   3. Predispone i bilanci preventivi e consuntivi, e li presenta all’Esecutivo. 
   4. Il Tesoriere o persona di fiducia del Presidente direttamente delegata dallo stesso, riceve e deposita i fondi del Comitato sull’apposito c/c bancario.
   5. Il Tesoriere, a nome del Comitato convoca i Revisori dei conti per la verifica dei libri contabili.
   6. I Revisori dei conti devono consegnare al Comitato, entro sette giorni dalla data di revisione, un verbale, avente validità di certificato, sullo stato di contabilità della cassa, sulla regolarità delle operazioni amministrative e sulla esattezza e corrispondenza dei calcoli riportati nel Bilancio Consuntivo. 
   7. Il verbale dei Revisori dei conti deve essere consegnato ai membri del Comitato in tempo utile per la presentazione dei bilancio nei termini di legge. 
   1. Le candidature sono presentate dai membri del Comitato.
   2. Possono essere designati Revisori dei Conti cittadini italiani residenti nella circoscrizione consolare.
   3. Il Comitato nomina due Revisori dei conti, il terzo, designato dal Consolato, assume la presidenza del Collegio.
   4. In caso di candidature in eccedenza, il Comitato procede per votazione. Sono eletti i primi due candidati che hanno riportato il maggior numero di voti. In caso di parità si procede ad una seconda votazione. Se la parità persiste, si procede al ballottaggio fra i candidati che hanno riportato il maggior numero di voti.
1. Presidente del Comitato (tramite votazione a maggioranza assoluta degli eletti, nel caso di 12 eletti il numero minimo è 7). Il Presidente rappresenta il Comitato e ne è anche il rappresentante legale. Egli o persona da lui delegata, assicura i rapporti con l’ufficio consolare. Firma ogni documento relativo ad operazioni di carattere amministrativo, economico e finanziario.
2. Esecutivo composto da massimo due (2) componenti (tramite votazione palese con massimo due preferenze tra tutti i membri eletti), più il Presidente. 
3. Il Vicepresidente è un (1) membro dell’esecutivo (Art.11 comma 2 della legge 286)
4. Segreteria (Segretario) composta da una (1) persona (eletta con votazione di massimo una preferenza tra tutti i membri del Comitato). Partecipa su richiesta alle Assemblee dell’Esecutivo senza diritto di voto.
5. Un (1) Tesoriere (eletto dall’esecutivo). Il Tesoriere deve agire nel rispetto delle direttive del Comitato.
6. Tutti i restanti membri del Comitato (8) sono automaticamente definiti Consiglieri compresi il Segretario ed il Tesoriere.
7. Il Comitato nomina un Collegio di tre (3) Revisori dei Conti esterni al Comitato. 
8. Compatibilmente con le esigenze di bilancio, per lo svolgimento delle proprie funzioni, il Comitato può avvalersi di personale di segreteria, che in ogni caso non può superare la singola unità e che è assunto con contratto di lavoro subordinato privato regolato dalla normativa locale.

Art.2 – Scopo e organizzazione

1. Lo scopo del Comitato è definito all’Art.2 della legge 286 (Compiti e funzioni del Comitato).
2. Il Comitato persegue il suo scopo anche attraverso l’istituzione delle Commissioni.
   1. Costituite le Commissioni, i consiglieri potranno comunicare le loro adesioni alle stesse.
   2. Tra i consiglieri appartenenti ad una commissione si assegna la carica di Responsabile tramite voto palese o acclamazione tra gli stessi membri della commissione.
   3. In caso di più candidature alla carica di Responsabile e/o parità di preferenze all’interno della stessa, la votazione passa al Comitato. Viene eletto il candidato che ha riportato il maggior numero di voti. Se la parità sussiste, si procede al ballottaggio fra i candidati che hanno riportato il maggior numero di voti. 
   4. Lo stesso consigliere non può essere Responsabile di più di una commissione.
   5. Il Responsabile di commissione convoca le riunioni con lo stesso metodo di quelle del Comitato.
   6. Le commissioni si impegnano ad utilizzare tutte lo stesso “Modello” per documentare i progetti.
   7. Il “Modello” è approvato dal Comitato tramite voto palese.
   8. Entro 20 giorni dalla costituzione il responsabile di ogni commissione dovrà fornire al Comitato e precedentemente all’Esecutivo, un piano di lavoro su come si intendano perseguire gli obiettivi in scopo per la commissione.
1. Per ogni Commissione viene definito un (1) Responsabile che riferisce direttamente al Comitato.
2. Ogni Commissione puo’ definire al suo interno degli Esperti esterni (art 12 comma 1), a titolo gratuito salvo diversamente approvato, per il perseguimento dei propri obiettivi. 
3. Le Commissioni sono gruppi di lavoro che si adoperano a proporre attivita’ sulle materie di competenza al giudizio del Comitato. Il Responsabile si assicura che il Presidente sia sempre informato sullo stato delle suddette attivita’ di competenza della commissione.
4. Le Commissioni devono produrre progetti che rispettino il loro mandato utilizzando il processo di approvazione e relazione.
5. La formazione di una Commissione di lavoro puo’ essere proposta dall’Esecutivo o da almeno ⅓ dei membri del Comitato
6. Il Comitato generale ratifica a maggioranza semplice con voto palese la costituzione della Commissione.
3. I progetti, devono essere archiviati e resi disponibili ai membri in carica.
4. Tutto cio’ che è menzionato all’Art.2 della legge 286 alle lettere a,b,c,d,e,f,g,h.

Art.3 – Convocazione e svolgimento delle riunioni

1. Le riunioni ordinarie del Comitato sono pubbliche. La pubblicità è assicurata anche mediante pubblicazione dei resoconti sull’ albo consolare e comunicazione ai mezzi di informazione locali oltre che sul sito web del Comitato e sugli altri canali di comunicazione a sua disposizione.
2. Il Comitato si impegna ad organizzare le riunioni in tutto il territorio a cui si riferisce il suo mandato.
3. Le riunioni saranno sempre da intendersi in presenza ma sara’ comunque sempre data la possibilita’ di accesso tramite piattaforme online, in tutti i casi in cui sia tecnicamente possibile un collegamento.  
4. Le riunioni del Comitato sono presiedute dal Presidente, in sua assenza sarà compito del vicepresidente.
5. Le convocazioni possono essere ordinarie o straordinarie.
1. La riunione ordinaria  è richiesta con almeno quindici giorni di preavviso scritto, a mezzo posta semplice o posta elettronica, da parte del Presidente, dalla maggioranza dell’Esecutivo o da 1/3 dei membri del Comitato o dall’Autorità consolare. 
2. La riunione ordinaria viene convocata dal Presidente o da persona da lui delegata. Egli convoca il Comitato almeno una volta ogni quattro mesi e quando lo richiede per iscritto almeno un terzo dei suoi componenti, ovvero l’autorità consolare.
3. La riunione straordinaria è richiesta con almeno sette giorni di preavviso scritto, a mezzo posta semplice o posta elettronica, da parte del Presidente, dalla maggioranza dell’Esecutivo o da 1/3 dei membri del Comitato o dall’Autorità consolare
4. La riunione straordinaria viene convocata dal presidente o da persona da lui delegata, per iscritto almeno un terzo dei suoi componenti, ovvero l’autorità consolare.
5. Le convocazioni devono essere corredate da: luogo, data, ora della seduta, link per partecipazione online, ordine dei giorno e orario di chiusura dei lavori.
6. Le riunioni  straordinarie il cui ordine del giorno risulti di interesse generale per la collettivita’, sono di regola pubbliche.
7. La convocazione dovrà indicare nel caso della presenza di esperti esterni, nominativi e funzione.
6. L’ordine dei giorno delle riunioni del Comitato è stabilito dal Presidente, su proposta dell’Esecutivo.
7. Integrazioni possono essere suggerite dai membri/commissioni su richiesta scritta con motivazioni.
8. La partecipazione è possibile anche in tele/videoconferenza in tutti i casi in cui sia tecnicamente possibile un collegamento. 
9. Per poter partecipare alla riunione online si richiede di:
1. Avere un collegamento internet adeguato
2. Controllare qualita’ audio e video prima della riunione 
3. Avere un luogo adeguato per presenziare
4. Silenziare il microfono quando non necessario
10. Tutti i membri hanno diritto di prendere la parola per esprimere il loro parere.
11. Tutte le delibere del Comitato devono essere prese, in via ordinaria, per alzata di mano a maggioranza semplice.
12. Il Presidente può invitare, previa comunicazione su ordine del giorno, a partecipare consulenti o tecnici esterni a prendere parola su determinati argomenti. Gli invitati hanno il solo diritto di relazionare e a rispondere a precise domande dei membri del Comitato e non possono partecipare a nessun voto. Le eventuali spese di partecipazione dovranno essere preventivamente approvate dal Comitato.
13. Il Comitato adotta le proprie delibere a maggioranza semplice. In caso di parità prevale il voto del presidente. 
14. Per la validità delle delibere è necessaria la presenza della metà più uno dei componenti in carica.
15. Il Voto segreto da remoto utilizzerà un servizio apposito (www.menti.com) mentre il voto palese online è nominativo su chiamata.
16. L’assenza alle riunioni va notificata, prima della seduta, con una comunicazione scritta, via e­mail o telefonicamente.
17. Si considerano assenze ingiustificate tutte quelle non comunicate per iscritto, via Email o telefonicamente in anticipo, alla segreteria. Dopo tre assenze ingiustificate e consecutive ad assemblee ordinarie il Consigliere decade a tutti gli effetti (Art. 8, Legge 23 ottobre 2003, n. 286).

Art.4 – Bilanci

1. Il Comitato provvede al proprio funzionamento ed al raggiungimento dei propri fini mediante:
1. Le rendite del suo eventuale patrimonio.
2. I contributi annuali disposti dal Ministero degli affari esteri
3. Le elargizioni di enti pubblici e privati italiani, Svizzeri ed Europei.
4. Il ricavato da attività e manifestazioni varie.
2. L’anno fiscale del Comitato è dal primo gennaio al 31 dicembre.
3. Il Comitato, entro 45 giorni dalla fine della gestione annuale, presenta il rendiconto consuntivo, certificato da tre revisori dei conti.
4. Il Presidente e il Tesoriere non hanno diritto di voto nella selezione dei revisori dei conti. 
5. Ogni eventuale o presunta irregolarità verificata dai revisori viene portata a conoscenza dei Consiglieri e denunciata alle autorità competenti.
6. Il Comitato si riunisce prima della presentazione del bilancio preventivo e consuntivo.
7. I bilanci del Comitato sono pubblici, e i libri contabili e la documentazione amministrativa di giustificazione, concernenti l’impiego dei finanziamenti disposti dal Ministero degli affari esteri e dagli enti pubblici italiani, devono essere tenuti a disposizione delle competenti autorità amministrative per eventuali verifiche.
8. Nel caso di avvicendamento nelle cariche del Comitato, tutta la documentazione contabile e amministrativa è consegnata entro dieci giorni da parte di colui che cessa dalla carica al nuovo titolare.
9. I bilanci del Comitato sono pubblici.

Art.5 – Decadenza dagli incarichi. Revoca,Sostituzione, Dimissioni

1. Il voto del Comitato contrario ad una proposta dell’Esecutivo non ne comporta la decadenza.
2. Il Presidente, o l’Esecutivo, o i singoli membri dell’Esecutivo, o i responsabili di commissione, cessano dalla carica in caso di approvazione di una mozione di sfiducia presentata da almeno 1/3 dei membri e votata a maggioranza assoluta dai membri del Comitato. Le necessarie successive elezioni avvengono secondo le norme previste dalla legge istitutiva.
3. Le dimissioni del Presidente o dei membri dell’Esecutivo e dei Responsabili di commissione hanno effetto solo dopo che il Comitato ne ha preso atto.
4. Fino alle elezioni del nuovo Presidente e/o del nuovo Esecutivo, il Presidente e l’Esecutivo uscente svolgeranno lavoro di normale amministrazione. Nel caso in cui la carica del Presidente e del Segretario siano vacanti e non ci sia un Esecutivo in carica, la nomina delle cariche segue la legge che regola i Comites. 
5. Costituiscono inoltre motivi di decadenza:
1. Le dimissioni
2. La perdita della residenza nella circoscrizione
3. La perdita della cittadinanza italiana.
4. Il riacquisto della cittadinanza italiana per i membri stranieri.
5. La perdita del diritto dell’elettorato attivo, indegnità e colpe gravi.
6. Il Presidente, qualora un membro del Comitato leda con il suo atteggiamento o espressioni verbali la dignità del Comitato, ne propone la sospensione e l’allontanamento dalla seduta in corso.
7. Le dimissioni di un membro dell’ Esecutivo non implicano la decadenza dello stesso. Il sostituto del dimissionario sarà nominato secondo la legge che regola i Comites. Considerando la soluzione adottata da questo Comites della vice presidenza a rotazione, il ruolo del sostituto all’interno dell’Esecutivo dovrà essere discusso all’interno dell’Esecutivo stesso. 

Art.6 – Soluzioni delle controversie

1. In caso di soluzione delle controversie ai sensi dell’articolo 24 della legge 286, il parere richiesto dal Ministero degli affari esteri all’autorità consolare, al segretario generale del Consiglio generale degli italiani all’estero e ai membri del Consiglio generale degli italiani all’estero residenti nello Stato ove opera il Comitato è espresso entro trenta giorni dalla richiesta.
2. Contro i provvedimenti adottati ai sensi dell’articolo 24 della legge e’ ammesso ricorso giurisdizionale al tribunale amministrativo regionale del Lazio avente sede in Roma. La procedura di composizione in via amministrativa prevista dall’articolo 24 della legge deve essere esperita preliminarmente.

Art.7 – Rimborsi

1. Tutti gli incarichi relativi all’attività del Comitato sono gratuiti. 
2. Rimborsi spese sono stabiliti secondo la normativa ministeriale vigente.

Art.8 – Approvazione e variazioni al presente statuto

1. Lo statuto entra in funzione dopo aver avuto l’approvazione del Comitato.
2. Le proposte di modifica devono essere presentate per iscritto, da almeno tre membri, al Presidente, che, dopo averne informato l’Esecutivo, le mette all’ordine del giorno della successiva riunione del Comitato.

Glossario

1. Con assemblea generale si intende la riunione indetta dal Presidente o da un membro dell’Esecutivo alla quale sono invitati tutti gli eletti del Comitato.
2. Con assemblea dell’esecutivo si intende la riunione indetta dal Presidente o da due membri dell’esecutivo alle quale sono invitati i membri dell’esecutivo stesso e opzionalmente il segretario
3. Con riunione di intendono sia quelle convocate dal Presidente o da un membro dell’esecutivo che quelle convocate da un presidente di commissione.
4. Con maggioranza assoluta si intende la maggioranza di tutti gli aventi diritto, siano essi

presenti o meno (quindi, nel caso dell’Assemblea, almeno 7 consiglieri).

1. Con maggioranza semplice si intende la maggioranza gli aventi diritto presenti (purché

partecipi almeno la metà più uno degli aventi diritto).

1. Con voto palese si intende il voto per alzata di mano.
2. Con voto segreto si intende dei biglietti prestampati con le opzioni di voto da raccogliere a chiamata in ordine alfabetico in un’urna. 

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